ANALISIS DAN DIAKNOSIS LINGKUNGAN EKSTERNAL DAN INTERNAL ORGANISASI

MAKALAH

"ANALISIS DAN DIAKNOSIS LINGKUNGAN EKSTERNAL DAN INTERNAL ORGANISASI"

“Manajemen strategik”

Oleh : Wafi Ali Hajjaj, S.Pd.I, M.Pd.I

Disusun oleh :

Faidatul Hikmah (201691200066)

Siti Ayu Wulandari (201691200101)

Liza fadiyah (201691200076)

SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM (STAI)

AT-TAQWA BONDOWOSO

TAHUN 2018/2019

KATA PENGANTAR

     Puji syukur kepada tuhan yang maha esa yang telah memberikan rahmat dan hidayahnya, sehingga kami dapat menyelesaikan makalah  yang berjudul “ANALISIS DAN DIAKNOSIS LINGKUNGAN EKSTERNAL DAN INTERNAL ORGANISASI” dan tak lupa pula sholawat serta salam tetap tercurah limpahkan kepada junjungan kita yaitu nabi besar muhammad saw yang telah membawa kita dari jalan yang gelap gulita menuju jalan yang terang dengan membawa agama yang sempurna yaitu addinul islam.

     Kami menyadari bahwa makalah ini jauh dari kata sempurna, oleh karena itu kritik dan saran dari semua pihak yang bersifat membangun selalu kami harapkan. Akhir kata, kami sampaikan terimakasih kepada semua pihak yang telah berperan serta dalam penyusunan makalah ini dari awal sampai akhir. Semoga bisa berguna bagi kita semua khususnya bagi penulis dan umumnya bagi pembaca. Amin 

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ...................................................................................... i

DAFTAR ISI ................................................................................................... ii

BAB I ................................................................................................................ 1

PENDAHULUAN .............................................................................................. 1

     A. Latar belakang ....................................................................................... 1

     B. Rumusan masalah ................................................................................. 1

     C.Tujuan penulisan ..................................................................................... 2

BAB II ................................................................................................................ 3

PEMBAHASAN ................................................................................................. 3

     A. Analisis lingkungan internal (audit internal) .......................................... 3

     B. Analisis lingkungan eksternal (audit eksternal) .................................... 6

     C. Struktur organisasi .................................................................................. 7

     D. Pola pertumbuhan strategi dan struktur organisasi ............................. 8

     E. Sumber daya (Resource) ........................................................................ 8

     F. Pengaruh kultur organisasi pada kehidupan organisasional ................ 9

BAB III ............................................................................................................... 13

PENUTUP ......................................................................................................... 13

KESIMPULAN .................................................................................................. 13

DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 14

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar belakang

     Manajemen strategis adalah seni dan ilmu penyusunan, penerapan, dan pengevaluasian keputusan-keputusan lintas fungsional yang dapat memungkinkan suatu perusahaan mencapai sasarannya. Manajemen strategis mengkombinasikan aktifitas-aktifitas dari berbagai bagian fungsional suatu bisnis untuk mencapai tujuan organisasi.

     Manajemen strategis berbicara tentang gambaran besar. Inti dari manajemen strategis adalah mengidentifikasi tujuan organisasi, sumber daya, dan bagaimana sumber daya yang ada tersebut dapat digunakan secara paling efektif untuk memenuhi tujuan strategis.                 Manajemen strategis saat ini harus memberikan fondasi dasar atau pedoman untuk pengambilan keputusan dalam organisasi merupakan dokumen hidup yang selalu dikunjungi. Bahkan mungkin sampai perlu dianggap sebagaimana suatu cairan karena sifatnya yang tidak harus di modifikasi. Seiring dengan adanya informasi baru telah tersedia dan harus digunakan untuk membuat penyesuaian dan revisi. Salah satu proses dalam konsep manajemen adalah penyusunan faktor penentu keberhasilan yang diawali dengan mengkaji lingkungan strategis yang meliputi kondisi, situasi, keadaan, peristiwa dan pengaruh-pengaruh yang berasal dari dalam maupun dari luar suatu organisasi atau unit satuan wilayah baik pada leval negara, provinsi, kabupaten dan kota. Lingkungan internal dan eksternal mempunyai dampak pada kehidupan dan kinerja seluruh komponen yang terlibat pada pembangunan, mencakup kekuatan dan kelemahan internal serta peluang dan ancaman eksternal.

B. Rumusan masalah

    1. Apa analisis lingkungan internal (audit internal)?

    2. Apa analisis lingkungan eksternal (audit eksternal)?

    3. Bagaimana struktur organisasi?

    4. Bagaimana pola pertumbuhan strategi dan struktur organisasi?

    5. Apa sumber daya (Resource)?

    6. Apa pengaruh kultur organisasi pada kehidupan organisasional?

C. Tujuan penulisan

    1. Mengetahui apa analisis lingkungan internal (audit internal).

    2. Mengetahui apa analisis lingkungan eksternal (audit eksternal).

    3. Memahami bagaimana struktur organisasi.

    4. Mengetahui bagaimana pola pertumbuhan strategi dan struktur organisasi.

    5. Memahami apa sumber daya (Resource).

    6. Mengetahui apa pengaruh kultur organisasi pada kehidupan organisasional.

BAB II

PEMBAHASAN

A. Analisis lingkungan internal (audit internal)

      Analis SWOT : pendekatan tradisional untuk analisis internal dan eksternal, SWOT merupakan singkatan dari strengths (kekuatan) dan weakness (kelemahan) internal dari suatu perusahaan serta opportunities (peluang) dan threats (ancaman) lingkungan eksternal yang di hadapinya. Analisis SWOT merupakan teknik historis yang terkenal di masa manajer menciptakan gambaran umum secara tepat mengenai situasi strategi perusahaan. Analisis ini di dasarkan pada asumsi bahwa strategi yang efektif di turunkan dari “kesesuaian” yang baik antara sumber daya internal perusahaan (kekuatan dan kelemahan) dengan situasi eksternalnya (peluang dan ancaman). Kesesuaian yang baik akan memaksimalkan kekuatan dan peluang perusahaan serta meminimalkan kelemahan ancaman. Jika di terapkan secara akurat, asumsi sederhana ini memiliki implikasi yang bagus dan mendalam bagi desain serta strategi yang berhasil.

Kekuatan

Sumber daya atau kapibilitas yang di kendalikan oleh atau tersedia bagi suatu perusahaan yang membuat perusahaan relatif lebih unggul dibanding dengan pasaingnya dalam memenuhi kebutuhan pelanggan yang di layaninya. Kekuatan muncul dari sumber daya dan kompetensi yang tersedia bagi perusahaan.

Kelemahan

Keterbatasan atau kekurangan dalam satu atau lebih sumber daya atau kepibilitasi suatu perusahaan relatif terhadap pesaingnya, yang menjadi hambatan dalam memenuhi kebutuhan pelanggan secara efektif.

Peluang 

Situasi utama yang menguntungkan dalam lingkungan suatu perusahaan. Kecendrungan utama merupakan salah satu sumber peluang. Identifikasi atas segmen pasar yang sebelumnya terlewatkan, perubahan dalam kondisi persaingan atau regulasi, perubahan teknologi, dan membaiknya hubungan dengan pembeli dapat menjadi peluang bagi perusahaan. 

Ancaman 

Situasi utama yang tidak menguntungkan dalam lingkungan suatu perusahaan. Ancaman merupakan penghalang utama bagi perusahaan dalam mencapai posisi saat ini atau yang di inginkan. Masuknya pesaing baru, pertumbuhan pasar yang lamban, meningkatnya kekuatan tawar menawar dari pembeli/pemasok utama, perubahan teknologi, dan direvisinya atau pembaruan peraturan, dapat menjadi penghalang bagi keberhasilan perusahaan.

Keterbatasan analisis SWOT

Analisis SWOT merupakan kerangka pilihan bagi banyak manajer selama periode waktu yang panjang, karena kesederhanaannya dan kemampuannya untuk menggambarkan esensi dari formulasi strategi yang baik, menyesuaikan peluang dan ancaman suatu perusahaan dengan kekuatan dan kelemahannya. Analisis SWOT merupakan pendekatan konseptual sangat luas sehingga rentan terhadap beberapa kelemahan utama.

1. Analisis SWOT dapat terlalu menekankan kekuatan internal dan menganggap remeh              ancaman eksternal.

2. Analisis SWOT dapat bersifat statis dan berisiko mengabaikan kondisi yang berubah.

3. Analisis SWOT dapat terlalu menekankan pada satu kekuatan atau elemen strategi.

    Suatu kekuatan tidak selalu menjadi sumber keunggulan kompetitif.

Proses melakukan audit internal

     Audit internal membutuhkan pengumpulan dan pemaduan informasi        mengenai manajemen, pemasaran, keuangan/akutansi, produksi/operassi, penelitian dan pengembangan, serta operasi sistem informasi manajemen perusahaan.

Pandangan berbasis sumber daya 

     Kinerja organisasional akan sangat ditentukan beragam sumber daya internal yang dapat dikelompokkan dalam tiga kategori luas:

1. Sumber daya fisik

2. Sumber daya manusia

3. Sumber daya organisasional

     Agar bernilai, sumber daya hendaknya apakah : langka, sulit ditiru, tidak mudah di carikan penggantinya. Tujuannya:

1. Organisasi mengenali kekuatan dan kelemahan internal serta memahami peluang dan           tantangan eksternal, sehingga dapat mengantisispasi perubahan di masa yang akan              datang.

2. Dengan menggunakan informasi hasil PLI (pencermatan lingkungan intrnal) dan PLE              (pencermatan lingkungan eksternal), organisasi lebih mampu mengambil langkah jangka      panjang.

PLI (pencermatan Lingkungan Internal)

Lingkungan internal organisasi:

Kekuatan (strengths)

Kelemahan (weaknesess)

PLE (pencermatan Lingkungan Eksternal)

Lingkungan eksternal organisasi:

1. Peluang (opportunities)

2. Tantangan atau ancaman (threats)

Analisis internal 

     Lingkungan internal terdiri dari variabel (kekuatan dan kelemahan) yang ada di dalam organisasi, tetapi biasanya tidak dalam pengendalian jangka pendek dan manajemen puncak. Variabel tersebut membentuk suasana di mana pekerjaan dilakukan. Variabel meliputi: struktur, budaya, dan sumber daya organisasi. Struktur: cara bagaimana perusahaan di organisasikan yang berkenaan dengan komunikasi, wewenang, dan aru kerja. Struktur sering disebut rantai perintah dan digambarkan menggunakan bagan organisasi. Budaya: pola keyakinan, pengharapan, dan nilai-nilai yang dibagikan oleh anggota organisasi. Norma-norma organisasi secara khusus memunculkan dan mendefinisikan perilaku yang dapat diterima anggota dan manajemen puncak sampai karyawan operatif. Sumber daya adalah aset yang merupakan bahan baku bagi produksi barang dan jasa organisasi. Aset meliputi: keahlian orang, kemampuan dan bakat manajerial, seperti aset keuangan dan fasilitas pabrik dalam wilayah fungsional. Tujuan utama manajemen strategi: memadukan variabel internal perusahaan untuk memberikan kompetensi unik, yang memampukan perusahaan untuk mencapai keunggulan kompetitif secara terus menerus, sehingga menghasilkan laba.

Analisis lingkungan eksternal (audit eksternal)

     Lingkungan ekstenal memiliki dua lingkungan: lingkungan kerja dan lingkungan sosial. lingkungan kerja terdiridari elemen/kelompok yang langsung berpengaruh/dipengaruhi oleh operasi utama organisasi. elemen tersebut pemegang saham, pemerintah, pemasok, komunitas lokal, pesaing, pelanggan, kreditur, serikat buruh, kelompok kepentingan khusus, dan asosiasi perdagangan. lingkungan kerja perusahaan sering disebut industri. lingkungan sosial terdiri dari kekuatan umum yang tidak terhubung langsung dengan aktifitas jangka pendek organisasi tetapi dapat dan sering memengaruhi keputusan-keputusan jangka panjang.

Hakikat audit ekstrernal

     Tujuan audit eksternal yaitu mengembangkan daftar terbatas dari peluang yang dapat menguntungkan perusahaan dari ancaman yang harus dihindarinya. Sebagaimana di isyaratkan dengan istilah terbatas, audit eksternal tidak bertujuan mengembangkan daftar lengkap dan menyeluruh dari setiap faktor yang dapat memengaruhi bisnis, tetapi bertujuan mengidentifikasi variabel penting menawarkan respons berupa tindakan.

C. Struktur organisasi 

     Semua organisasi membutuhkan beberapa bentuk struktur organisasi untuk mengimplementasikan dan mengelola strategi. Perusahaan biasanya mengembangkan struktur organisasi sejalan dengan pertumbuhan ukuran perusahaan dengan kompleksitanya. Struktur organisasi di gunakan untuk menentukan hubungan perusahaan secara resmi yang berkaitan dengan pelaporan, prosedur, kontrol, otoritas, dan proses pengambilan keputusan. Dengan kata lain struktur organisasi dapat menggambarkan pekerjaan yang harus di lakukan atau bagaimana melakukannya. Strategi perusahaan dapat di gunakan secara efektif ketika struktur organisasi terbentuk dengan benar. Dengan kata lain, struktur organisasi merupakan komponen penting dalam mengimplementasiakan strategi yang efektif. Beberapa karakteristik struktur di antaranya:

    1. Spesialisasi: fokus dengan jenis dan jumlah pekerjaan yang di perlukan untuk                          melengkapi pekerjaan.

    2. Sentralisasi: sejauh mana otoritas pengambilan keputusan di pertahankan pada                      tingkat  manajerial yang lebih tinggi.

    3. Formalisasi: sejauh mana aturan formal dan prosedur mengatur pekerjaan.

D. Pola pertumbuhan strategi dan sruktur organisasi

1. Struktur sederhana 

    a. Ciri-ciri struktur organisasi sederhana, antara lain:

        Pemilik merangkap manajer yang membuat semua keputusan besar secara langsung,            serta memonitor semua aktivitas. Umumnya keterampilan dan pengalaman organisasi.          kurang, sehingga menjadi tidak efektif dalam mengelola tugas-tugas khusus dan                    konplek yang memerlukan keterlibatan beberapa fungsi organisasi.

    b. Pada tingkat staf terjadi hubungan informal, organisasi hanya mempunyai beberapa              aturan, spesialisasi tugas terbatas yang berfungsi sebagai perpanjang otoritas manajer.

    c. Sesuai untuk penerapan strategi fokus karena umumnya lengkap dengan menawarkan          lini produk tunggal dalam pasar geografis tunggal. 

2. Struktur fungsional 

       Memiliki struktur organisasi tahap pertama di atas struktur organisasi sederhana, dan        dapat layer pada tiap bagiannya. Cocok untuk implementasi strategi tingkat bisnis dan          beberapa strategi tingkat peruahaan (bisnis tunggal atau bisnis yang dominan) dengan          diversifikasi yang rendah. 

E. Sumber daya (Resources)

      Sumber daya merupakan seluruh aset perusahaan termasuk orang-orang yang ada di dalamnya dan nilai brand mereka, yang merupakan modal perusahaan dalam menunjang kompetensi inti perusahaan. Sumber daya merupakan input ke dalam proses produksi suatu perusahaan seperti modal, peralatan, kemampuan karyawan, nama brand, keuangan dan manajer berbakat. Sumber daya yang di miliki oleh perusahaan terdiri dari tangible (berwujud) maupun intangible (tidak berwujud).

Beberapa sumber daya tangible (berwujud) di antaranya:

1. Keuangan, seberapa baik kondisi keuangan yang dimiliki untuk menopang perusahaan          dalam kompetisi.

2. Fisik, seberapa penting fisik yan dimiliki , besarnya, luas jaringan, harganya dan lain-lain.        dapat menunjang kemampuan perusahaan dalam kompetisi.

3. Sumber daya manusia, seberapa baik skill, knowladge, attitude, hubungan sosial, dan             lain-lain menjadi penentu keberhasilan perusahaan dalam belompetisi.

4. Organisasi, seberapa fit organisasi mampu beradaptasi dengan perubahan yang cepat,           termasuk didalamnya distribusi wewenang, empowerment, leadership, dan lain-lain.

Beberapa sumber daya intangible (tidak berwujud) diantaranya:

1. Tekhnologi, tekhnologi yang di gunakan perusahaan apakah menunjang efisiensi, serta           mampu memberikan value bagi pelanggan melebihi yang di berikan pesaing.

2. Inovasi, seberapa besar kemampuan perusahaan menyampaikan suatu ide sampai.               dengan tersedia pasar, seberapa lama, dan apakah inovasi tadi memeberi baik kepada.          pelanggan maupun kepada perusahaan.

3. Reputasi, bagaimana persepsi dan trust pihak-pihak yang berkepentingan (stakeholder)         melihat perusahaan menentukan keberhasilan dalam kompetisi.

F. Pengaruh kultur organisasi pada kehidupan organisasional

     Perlu di sadari bahwa kultur dapat berupa kekuatan, akan tetapi dapat pula menjadi kelemahan bagi suatu organisasi. Kultur merupakan kekuatan kalau mempermudah dan memperlancar proses komunikasi, nendorong berlangsungnya proses pengambilan keputusan yang efektif, memperlancar jalannya pengawasan, dan seperti di singgung dimuka, menumbuh suburkan semangat kerja sama dan memperbesar komitmen kepada organisasi. Pada gilirannya kultur sebagai kekuatan meningkatkan efisiensi organisasi.          Bahkan dapat di nyatakan secara aksiomatik bahwa semakin kuat kultur organisasi, semakin tinggi pula tingkat efisiensi kerjanya. Sebaliknnya, kultur dapat menjadi sumber kelemahan bagi organisasi apabila keyakinan dan sistem nilai yang dianut tidak seirama dengan tuntutan strategi organisasi. Salah satu bentuk konkretnya ialah apabila kultur yang disepakati bersama, tetapi sudah tidak sesuai dengan tuntutan situasi yang di hadapi oleh organisasi, begitu “berakar” dalam diri para anggoatnya sehingga perubahan yang sesungguhnya harus terjadi tidak bisa di lakukan. Agar kultur menjadi kekuatan bagi organisai ada lima aspek itu ialah:

1. Kerja sama

Kerja sama yang ikhlas tidak mungkin terwujud dengan mengeluarkan berbagai peraturan formal. Dalam mengelola organisasi, manajemen mungkin saja dan biasanya memang mempersiapkan dengan sangat teliti kontrak kerja. Manajemen mungkin dan pada umumnya menyatakan dengan jelas hal-hal yang di harapkan dari para karyawan bawahannya. Sistem imbalan yang mempunyai daya tarik bagi karyawan baru memasuki organisasi dan bagi karyawan lama untuk tetap berada dalam organisasi bisa saja diciptakan kesemuanya itu baik dan penting dalam kehidupan organisasional. Akan tetapi tidak ada manajemen yang memiliki kemampuan untuk mengantisipasi semua kemungkinan yang akan terjadi di masa depan. Jika terjadi hal-hal yang tidak di perhitungkan sebelumnya, manajemen hanya bisa berharap bahwa berbagai pihak dalam organisasi bersedi bekerja sama sehingga roda organisasi tetap berputar dengan lancar. Berarti niat, i’tikad baik dan iklim saling mempercayai sangat diperlukan. Hal-hal tersebut perlu mendapat perhatian dalam pengembangan dan pemeliharaan kultur organisasi.

2. Pengambilan keputusan 

Tidak dapat di sangkal bahwa kultur mempengaruhi proses pengambilan keputusan. Setiap organisasi mendambakan berlangsungnya pengambilan keputusan yang tidak hanya efisien, akan tetapi sekaligus efektif. Kelancaran pengambilan keputusan lebih terjamin apabila berkat adanya kultur sebagai kekuatan mengandung keyakinan dan sistem nilai yang dapat di gunakan oleh pihak-pihak yang terlibat dalam proses pengambilan keputusan itu sebagai “rujukan” dalam menentukan langkah-langkah yang diperlukan. Dengan kata lain, proses pengambilan keputusan akan lancar apabila dan karena berbagai pihak yang terlibat menggunakan asumsi dasar dan pemise yang sama yang pada gilirannya mencegah timbulnya salah pengertian tentang apa yang menjadi sasaran keputusan yang diambil dan hasil yang di harapkan oleh pelaksananya.

3. Pengawasan 

Pengawasan diperlukan sebagai instrumen untuk mengamati apakah tindakan operasional benar-benar diarahkan pada pencapaian tujuan dan berbagai sasaran berdasarkan rencana yang ditentukan sebelumnya. Adanya klasifikasi jabatan yang lengkap, adanya deskripsi tugas yang jelas, adanya spesifikasi pekerjaan ysng rinci, adanya standar mutu pekerjaan, yang baku dan penempatan karyawan yang tepat sesuai dengan pengetahuan, keterampilan, pengalaman, bakat dan minatnya tetap tidak sepenuhnya menjamin bahwa rencana yang telah ditetapkan akan terlaksana dengan tepat pula. Alasan pokoknya terletak pada keterbatasan manusia sebagai makhluk yang tidak sempurna, yang tidak luput dari kekurangan, kemungkinan khilaf dan bahkan berbuat kesalahan. Oleh karena itulah diperlukan sebuah pengawasan.

4. Komunikasi 

Ada pendapat mengatakan bahwa tujuh puluh persen waktu seorang manajer digunakan untuk berkomunikasi, baik secara vertikal kebawah maupun keatas, horizontal dan diagonal. Tergantung pada arahnya, komunikasi diperlukan untuk berbagai kepentingan seperti menyampaikan keputusan, kebijaksanaan, perintah, intruksi, pengarahan dan petunjuk. Juga untukmenerima informasi, saran, laporan, dan bahkan kritik. Untuk kepentingan apapun komunikasi digunakan, yang jelas ialah bahwa proses komunikasi yang terjadi harus bebas dari distorsi. Artinya, hakikat dan makna “pesan” yang ingin disampaikan oleh sumber komunikasi diterima seutuhnya oleh mitra berkomunikasi. 

5. Komitmen  

Makin besar rasa memiliki organisai yang terdapat dalam diri seseorang makin mudah baginya untuk membuat komitmen demi keberhasilan organisasi mencapai tujuan dan berbagai sasarannya. Untuk menumbuhkan komitmen yang besar, memang diperlukan sistem imbalan yang adil dan wajar. Berbagai kebutuhan para organisasi, baik yang sifatnya materi dan non materi seperti kebutuhan sosial, prestise dan kebutuhan berkembang dan karier harus di puaskan. Semuanya itu penting tetapi tidak cuku. Juga diperlukan tugas yang menarik dan menantang. Seorang karyawan akan bergairah bekerja secara produktif jika ia merasa dipercayai oleh pimpinan untuk memikul tanggung jawab yang lebih besar. Partisipasi dalam pengambilan keputusan diketahui memiliki dampak positif dalam menumbuhkan prilaku yang fungsional. 

BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

   Salah satu proses dalam konsep manajemen adalah penyusunan faktor penentu keberhasilan yang diawali dengan mengkaji lingkungan strategis yang meliputi kondisi, situasi, keadaan, peristiwa dan pengaruh-pengaruh yang berasal dari dalam maupun dari luar suatu organisasi atau unit satuan wilayah baik pada leval negara, provinsi, kabupaten dan kota. Lingkungan internal dan eksternal mempunyai dampak pada kehidupan dan kinerja seluruh komponen yang terlibat pada pembangunan, mencakup kekuatan dan kelemahan internal serta peluang dan ancaman eksternal.

Analis SWOT merupakan pendekatan tradisional untuk analisis internal dan eksternal, SWOT merupakan singkatan dari strengths (kekuatan) dan weakness (kelemahan) internal dari suatu perusahaan serta opportunities (peluang) dan threats (ancaman) lingkungan eksternal yang di hadapinya. Analisis SWOT merupakan teknik historis yang terkenal di masa manajer menciptakan gambaran umum secara tepat mengenai situasi strategi perusahaan. Analisis ini di dasarkan pada asumsi bahwa strategi yang efektif di turunkan dari “kesesuaian” yang baik antara sumber daya internal perusahaan (kekuatan dan kelemahan) dengan situasi eksternalnya (peluang dan ancaman).

DAFTAR PUSTAKA

Sedarmayanti, 2014. Manajemen strategi. Bandung: PT Refika Aditama.

Siagian. Sondang P, 2011. Manajemen Strategik. Jakarta: Bumi Aksara.

Fattah. Nanang, 2015. Manajemen strategik berbasis nilai. Bandung: PT Remaja Rosdakarya.